Skjemaer

 
01. november 2014

Reiseregningsskjema for 2019 (excel)

Lokallagsrapportering


Lokallagene i NHF skal sende følgende dokumenter til sitt regionskontor:
1. Underskrevet Årsregnskap (inkl. balanse og revisjonsberetning)
2. Underskrevet skjema Årsrapport fra lokallag (eget skjema fra BUFdir)
3. Liste over styresammensetning
4. Underskrevet Årsmelding
5. Underskrevet Årsmøteprotokoll
6. Undeskrevet skjema for likepersonarbeid, hvis dere har hatt det.

Lokallagsrapportene skal sendes til regionen snarest mulig etter årsmøtet, og senest innen 1. mai. Rapportene må ha underskrifter og sendes til regionen pr. post eller elektronisk/skannet. Send alle dokumentene samlet i én sending slik at regionen enkelt kan kontrollere at alt er mottatt.

Årsregnskap og skjemaet «Årsrapport fra lokallag», må sendes inn hvert år. Lokallag som har årsmøter annet hvert år, skal sende inn årsmelding og årsmøterapport det året de har årsmøte.


Underskrifter

Årsregnskap og årsmelding skal underskrives av styret (minus vara). Skjemaet «Årsrapport fra lokallag» skal underskrives av leder eller 2 styremedlemmer. Årsmøteprotokoll skal underskrives av møteleder og 2 valgte protokollunderskrivere.


1.      Årsregnskap

Skjemaet fra NHF bør helst benyttes for å sikre at NHF får samme informasjon fra alle lokallagene. Hvert eksterne tilskudd til lokallaget, må spesifiseres. Årsregnskap fra regnskapsprogram kan benyttes hvis balanse og inntekts- og utgiftspostene fra NHFs skjema framkommer tydelig.

Årsregnskap skal revideres, og revisor signerer på årsregnskapet sammen med styret. Revisjonsberetningen legges ved årsregnskapet. For lokallag med utgifter/forbruk over kr. 300.000, skal regnskapet revideres av registrert eller statsautorisert revisor.

Regnskapstallene fra lokallaget legges inn i NHFs database for lokallaget. Brukes bl.a. som grunnlag for utbetaling av MVA-kompensasjon. Riksrevisjonen kan foreta stikkprøver av regnskapene.


2.      Rapport til Bufdir (skjemaet Årsrapport fra lokallag)

Dette er en nytt rapportskjema som departementet forlanger. Det danner grunnlag for at lokallaget kan regnes som «tellende lokallag» i NHF. Derfor er det viktig at den følges opp.


3.      Styresammensetning

Navn og kontaktadresse til alle styremedlemmene blir lagt inn i NHFs database for lokallaget.


4.      Årsmelding

Dette er styrets redegjørelse for det som er gjort det siste kalenderåret. Årsmeldingen brukes som vedlegg til søknader og som rapportering for de som har bingomidler. Myndighetene kan ved stikkprøver sjekke at lokallaget arbeider etter formålet, og at aktivitet beskrevet i årsmeldingen, stemmer med rapporterte inntekter og utgifter i årsregnskapet. Ta med så mye som mulig av det lokallaget holder på med.

Årsmeldingen bør inneholde:

-          Hvem har sittet i styret og antall styremøter i løpet av året.

-          Antall medlemmer i lokallaget

-          Interessepolitisk aktivitet; kontakt med kommunen, høringsbrev ol.

-          Medlemsaktivitet; medlemsmøter, turer, likepersonarbeid ol.

-          Representasjon og deltakelse i eventuelle utvalg; kommunale råd ol.

-          Økonomi; stikkord om situasjonen, ekstra inntekter eller utgifter ol.

-          Avslutning; hvordan dere vurdere laget generelt og kommende år.



5.       Årsmøteprotokoll

Årsmøteprotokollen skal kortfattet og oversiktlig vise hvilke saker som ble behandlet på årsmøtet, og hva som ble vedtatt i hver sak.

Årsmøteprotokollen bør inneholde:

-          Tid og sted for årsmøtet

-          Godkjenning av innkalling til årsmøtet

-          Navn på møteleder og protokollunderskrivere

-          Godkjenning av årsmelding

-          Godkjenning av revidert årsregnskap

-          Evt. innkomne forslag (hvis det har kommet noen forslag)

-          Evt. Handlingsplan og budsjett for neste år (hvis dette er laget)

-          Valg av styret. (Det skal fremgå tydelig hvem som er valgt i hvilken posisjon og for hvor lenge. Oversikt over hele styret bør settes opp med anmerkning om den enkelte er ny, gjenvalgt eller gjenstående/ikke på valg. Valgperioden er normalt 2 år.)

-          Valg av revisor (lag med utgifter/forbruk over kr. 300.000 må velge registrert eller statsautorisert revisor)

-          Evt. valg av delegater til regionens og evt. landsforeningens årsmøte

Årsmøteprotokollen underskrives av møteleder og oppnevnte protokollunderskrivere.


6. Likepersonrapportering

BUFdir krever at organisasjonens likepersonarbeid dokumenteres.


NHFs behandling av lokallagsrapporteringen.

Alle årsmøtedokumentene fra alle lokallagene lagres elektronisk i NHFs database. Informasjon fra databasen brukes bl.a. til å beregne MVA-kompensasjon, til å fordele medlemskontingenten og til å dokumentere antall tellende lokallag ved søknad om offentlig driftsstøtte. Lokallag som ikke har sendt inn korrekt dokumentasjon, skal ifølge BUFdir. ikke regnes som «tellende lokallag». Myndighetene kommer på uanmeldt besøk til NHF for å kontrollere virksomheten. Da sjekker de også lokallagsrapporteringen fra tilfeldig valgte lokallag.


NB!

  • Husk at dokumentene skal være underskrevet, og at valgt revisor skal undertegne årsregnskapet (eller evt. legge ved signert revisjonsberetning).
  • Husk at hvis lokallagets utgifter/forbruk overstiger kr. 300.000, må regnskapet revideres av registrert eller statsautorisert revisor (jfr. NHFs lover § 7-1)